Normas, procedimentos, formulários, tudo isso fazem parte da rotina de um profissional de saúde e segurança do trabalho, e toda a empresa séria precisa ter um certo grau de burocracia para se manter em funcionamento e cumprir as legislações previstas do Governo Federal. O problema é quando essas cobranças tornam-se excessivas, redundantes e ineficazes, ao ponto de causar até mesmo prejuízo financeiro para a empresa.
Por isso, decidi criar esse post para expor essa
problemática e sugerir táticas para diminuir a burocracia na sua empresa.
Assim, tornará o seu trabalho mais produtivo e aumentará a qualidade de vida e
a segurança da sua equipe. Achou interessante? Então, continue lendo!
MAS ANTES DE TUDO, O QUE É BUROCRACIA?
Basicamente, burocracia é um processo administrativo que propõe
regras, regulamentos e modelos de gestão de um negócio. Podemos definir também
como uma estrutura organizacional que estabelece meios de regulamentação para
as empresas privadas, públicas, sociais, com ou sem fins lucrativos.
Mas, infelizmente, esse termo é também usado com sentido
pejorativo, significando uma administração com muitas divisões, controles, regras
e procedimentos redundantes e desnecessários ao funcionamento do sistema da
empresa.
O PROBLEMA DA
BUROCRACIA DA SEGURANÇA DO TRABALHO
A área de segurança do trabalho propõe buscar formas de prevenir
ou reduzir as chances de ocorrer um acidente do trabalho. Para isso, é comum a
implementação de procedimentos operacionais, checklists, e formulários para
registrar e verificar as condições de trabalho, afim de prevenir acidentes. O problema
é que o excesso de burocracia pode ocasionar insatisfação por parte dos
trabalhadores e atrasos na execução da atividade.
Há vários relatos de profissionais que se queixam do
cansativo processo burocrático que são submetidos para poder realizar suas
atividades. Os mais comuns são: a exigência de certificados que não condizem
com a atividade a ser exercida, a obrigatoriedade de preencher folhas de
procedimentos de segurança diariamente que na grande maioria são redundantes, o
atraso na análise de documentos, o gasto de tempo e dinheiro com a elaboração
dos documentos exigidos pela empresa, e entre outros.
Além disso, ainda existe o fato de que esses documentos,
na maioria das vezes, são elaborados por profissionais que não são da área de
segurança do trabalho, e portanto não compreendem a fundo os assuntos que cabem
somente ao profissional especializado.
São inúmeras as queixas de profissionais de segurança do
trabalho, que reclamam que passam mais de 60% do seu tempo apenas atendendo as
demandas burocráticas da empresa.
Um outro ponto é o alto custo cobrado por profissionais
de consultoria em SST, que empurram documentos e mais documentos, alegando que
são exigências legais, se aproveitando da ingenuidade normativa dos donos de
empresa. No fim, não prestam a devida assistência nos momentos mais críticos.
Eles apenas aparecem no tempo oportuno para perguntar sobre a renovação do
documento para o ano subsequente!
A BUROCRACIA DA SEGURANÇA DO TRABALHO É ALGO RUIM?
A burocracia é necessária, porém se for aplicada em
excesso, pode vir a se tornar prejudicial para a empresa. Por isso, é
importante verificar se o seu processo burocrático é realmente eficiente e
linear. Uma outra iniciativa é buscar formas de modernizar o processo, como por
exemplo a extinção de planilhas impressas e o incentivo a planilhas digitais,
que podem ser acessadas pelo próprio aparelho celular do supervisor ou do
funcionário. O Google Forms é uma excelente ferramenta para a redução de papeis
impressos, é de fácil utilização e que permite armazenar informações na nuvem
(Google Drive).
Uma outra recomendação é que separe todos os
procedimentos exigidos na sua empresa e estude-os, procurando alguma redundância
e proponha mudanças no processo. É importante ressaltar a importância de ouvir
os funcionários e os efeitos positivos de uma mudança de processos. Portanto, faça
reuniões com os funcionários e com a diretoria da empresa, aponte as
divergências que encontrou nos processos de segurança e traga ideias para
minimizar a burocracia.
Reforce a sua preocupação com a segurança do trabalho,
mas opte sempre por formas mais eficientes, acessíveis e de fácil
implementação.
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